Вендоры IT-систем часто представляют свои решения как идеальные и обещают, что их внедрение пройдет без лишних затрат и проблем. Они убеждают, что внедрение новых систем будет быстрым и понятным, а тарифы — прозрачными. Однако на практике все оказывается не так уж просто. Совсем не редки случаи, когда стоимость реализации и эксплуатации систем оказывается значительно выше первоначальных прогнозов. Причины этого кроются в так называемых скрытых расходах, которые зачастую остаются вне поля зрения заказчиков на этапе переговоров. Раис Ахкямов, руководитель практики внедрения в компании ElMA365 CSP, рассказывает о том, как избежать подводных камней при внедрении IT-систем и почему так часто возникает разрыв между обещаниями вендоров и реальной стоимостью.

Скрытые расходы: что это и почему их не учитывают? Под скрытыми расходами можно понимать дополнительные затраты, которые становятся известны только в процессе внедрения или эксплуатации IT-систем. Это могут быть как технические, так и организационные расходы, связанные с особенностями работы системы или недооценкой объема работы на этапе проектирования.

Одним из таких расходов является стоимость адаптации системы под специфические потребности конкретной компании. Например, вендор может предложить стандартное решение, которое, казалось бы, подходит для большинства пользователей. Однако для полноценного внедрения в конкретную организацию необходимо внести множество настроек и адаптаций, что влечет за собой дополнительные трудозатраты и, соответственно, расходы. Такие работы обычно не входят в первоначальную стоимость внедрения и часто становятся неожиданностью для клиента.

Также стоит отметить расходы на обучение персонала. Несмотря на то что вендоры часто утверждают, что их решения интуитивно понятны и не требуют специальных навыков, реальность такова, что для работы с новыми IT-системами необходимо проводить обучение сотрудников. И если это обучение не входит в стоимость лицензии или внедрения, то оно ложится на плечи клиента.

Кроме того, в процессе внедрения может возникнуть необходимость в дополнительном техническом сопровождении. Иногда это связано с нестабильной работой системы в новых условиях или с тем, что первоначальная настройка не была выполнена должным образом. В таком случае заказчик вынужден оплачивать дополнительные консультации, техническую поддержку или даже доработки системы.

Проблемы с техническим сопровождением Многие клиенты сталкиваются с неожиданными расходами на техническую поддержку системы. Даже если на этапе заключения контракта вендор обещает стабильную работу системы и отсутствие проблем с ее функционированием, реальность зачастую оказывается другой. Многие компании сталкиваются с неполадками, которые возникают уже через несколько месяцев после внедрения.

В такой ситуации важно понимать, что техническая поддержка может стать серьезным источником расходов. Некоторые вендоры предлагают поддержку на ограниченный срок, после чего дополнительные услуги становятся платными. И если системы требуют частых обновлений или изменений в связи с развитием компании, расходы на техническую поддержку могут существенно превысить первоначальную стоимость.

Лицензионные сборы и обновления Другим скрытым расходом являются лицензионные сборы и расходы на обновления. Вендоры могут предложить гибкие тарифы на использование своих решений, однако в большинстве случаев это лишь первый шаг в более масштабных тратах. Например, многие IT-системы требуют ежегодных обновлений, за которые клиент должен платить дополнительные средства. А если обновления системы включают в себя новые модули или функционал, который может быть полезен для компании, то в некоторых случаях пользователю приходится дополнительно оплачивать эти функции.

Такие дополнительные затраты могут быть особенно неприятными, если компании не предусмотрели их в своем бюджете, полагаясь на изначально заявленную стоимость лицензии и обслуживания.

Сложности с интеграцией Интеграция новых IT-систем в существующую инфраструктуру компании — это еще одна область, где могут возникать скрытые расходы. На первый взгляд, все кажется достаточно простым: система подключается к серверу, и процесс идет как по маслу. Однако на практике интеграция может потребовать значительных усилий, времени и дополнительных затрат на настройку.

Причина в том, что каждое предприятие имеет свою уникальную инфраструктуру, и то, что подходит для одной компании, может совершенно не соответствовать потребностям другой. Интеграция системы с другими приложениями и базами данных, настройка связи с существующими процессами и системами — все это требует дополнительных усилий и, соответственно, дополнительных затрат.

Влияние на бизнес-процессы Внедрение новой IT-системы неизбежно приводит к изменениям в бизнес-процессах компании. Вендоры часто не учитывают, как система будет взаимодействовать с уже существующими процессами. И если в итоге система вызывает сбои или приводит к ненужным изменениям в работе сотрудников, то компания может столкнуться с дополнительными затратами на оптимизацию этих процессов.

Кроме того, важно понимать, что внедрение системы требует времени. Даже если система запущена в эксплуатацию, сотрудники могут не сразу начать работать с ней на полную мощность. Это означает, что в первое время компания будет испытывать снижение эффективности, что также можно рассматривать как скрытые расходы.

Как избежать скрытых расходов? Раис Ахкямов советует несколько шагов, которые помогут избежать подводных камней при внедрении IT-систем:

Тщательная оценка потребностей компании. На этапе выбора системы важно четко понимать, какие задачи она должна решать, и насколько универсальной должна быть эта система. Заказчик должен учитывать все возможные скрытые расходы на адаптацию и интеграцию.

Прозрачные условия договора. Важно заранее уточнить все аспекты, связанные с технической поддержкой, обновлениями и возможными дополнительными расходами. Все эти пункты должны быть четко прописаны в договоре.

Подготовка к обучению и поддержке. Нужно заранее включить в бюджет расходы на обучение сотрудников, а также предусмотреть возможные затраты на техническую поддержку.

Гибкость в изменении процессов. Важно учитывать, что внедрение системы — это не только внедрение технологий, но и изменение рабочих процессов, что может потребовать дополнительных усилий.

Планирование бюджета. Лучше заранее запланировать резервные средства на непредвиденные расходы, связанные с внедрением системы.

Внедрение IT-системы — это серьезное и комплексное событие для любой компании. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, важно внимательно подходить к выбору системы, учитывать все возможные расходы и заранее планировать бюджет. В конечном итоге, это поможет не только сэкономить деньги, но и избежать дополнительных трудностей в процессе эксплуатации новой системы.